CORTESÍA TELEFÓNICA

Tocando el tema del contestador automático, éste ahorra personal a las empresas, no se "embaraza", no se toma vacaciones ni hay que enseñarle como responder de manera eficaz. Pero ¿cuales son las normas de cortesía alrededor de este aparato?

1. El mensaje que usted grabe para identificar a la empresa debe ser lo más breve posible y sin esas interminables introducciones de música ni palabras "divertidas". Los segundos corren y la persona que llama siente que le están quitando tiempo para atender otros asuntos. Con diez segundos alcanza, quince como máximo. Aquí la brevedad es sinónimo de cortesía.
2. No deje el mensaje preconfigurado en el teléfono, porque todos los de la misma marca son iguales y quién llama puede sufrir alguna confusión. Como mínimo grabe el nombre de su empresa o el número de su línea telefónica.
3. Casi todos los caller ID indican a qué hora se recibió la llamada, pero es más amable si lo indica verbalmente,

Algo para recordar:

• Evite comunicarse con la casa particular de un cliente cuando la llamada puede realizarse en horario de trabajo.
• No permanezca callado mientras le hablan por teléfono. Realice una escucha activa y cada tanto permita que del otro lado de la línea oigan una palabra o sonido que indique que usted sigue allí.
• Responda las llamadas lo antes posible. Si está en uno de esos días con exceso de trabajo, llame y diga que atenderá y dará respuesta efectiva una vez se desocupe.
• No responda llamadas cuando tiene un invitado en su oficina.
• Finalice la comunicación con una frase de estilo "ha sido muy grato escucharle".