LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROTOCOLO EN LAS EMPRESAS

Muchas personas me dicen “el protocolo suena a personas estiradas o normas muy encopetadas”, les explico que su importancia radica en lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral.

Las personas en una empresa, conviven por muchas horas y siempre están interactuando entre ellos o con personas externas, para prestar bienes o servicios. Por tal motivo están creadas unas normas para llevar a cabo con éxito esas relaciones en beneficio de unos objetivos trazados.

El protocolo está presente en una reunión de trabajo, en un seminario, en una convención, en todo lo relativo a la imagen de la empresa; en el manejo de las relaciones con otras empresas y también en los preparativos necesarios para la celebración de actos sociales, culturales, deportivos y corporativos.

Se pueden enumerar una serie de trabajos que en el mundo empresarial están íntimamente relacionados con el área de protocolo, como, por ejemplo:

- que a los clientes se les hace una recepción especial como visitante a nuestra empresa,

- que un mensaje electrónico se debe contestar dentro de las veinticuatro horas,

- que hay que devolver todas las llamadas recibidas,

Sería muy difícil trabajar en cualquier sector sin seguir los lineamientos del protocolo empresarial. A menudo, se omiten cosas que no parecen importantes, pero esos errores son los que dificultan posteriormente las relaciones con los clientes.

La empresa que posee su propio Manual de Protocolo tiene reunidas las normas y los códigos que deben respetar todos en la empresa. Su lectura es obligatoria al ingresar a la compañía y el empleado debe ajustar su comportamiento a esos principios. Al igual que debe firmar un compromiso con lo estipulado en el manual.

Sin protocolo, las relaciones dentro de una empresa son caóticas. Nadie respeta las jerarquías y el desconocimiento de las reglas conduce a continuos enojos y falta de respeto. El orden jerárquico tiene su razón de ser y está justificado por la estructura administrativa de la organización.

El protocolo es una herramienta importante para lograr el prestigio que la empresa busca desde cualquiera de sus perspectivas, como lo es, la consolidación de la imagen corporativa y del posicionamiento en el mercado.